Vous connaissez sûrement cette sensation : ouvrir un Grand Livre fournisseur ou client, et se retrouver face à une liste interminable de lignes, sans savoir quelles factures ont réellement été payées. C'est le cauchemar de tout comptable lors d'une révision.

Il existe une solution simple pour éviter le chaos des comptes non soldés : le lettrage comptable. Souvent perçu comme une tâche administrative fastidieuse, c'est en réalité l'hygiène de base de votre comptabilité.

Pourquoi et comment lettrer vos écritures comptables ?

Le lettrage est bien plus qu'un simple "pointage". C'est un mécanisme de contrôle interne indispensable qui valide la réalité des soldes présentés dans votre bilan.

Qu'est-ce que le lettrage comptable ?

Le lettrage consiste à associer une ou plusieurs écritures comptables (généralement une facture et son règlement) en leur attribuant un code commun (souvent une lettre : A, B, AA, AB...).

Concrètement, l'opération permet de dire au système : "Ce débit de 1200€ (la facture) correspond à ce crédit de 1200€ (le virement bancaire)". Une fois lettrées, ces lignes sont considérées comme "soldées" et peuvent être masquées à l'affichage pour ne laisser apparaître que les écritures non dénouées (les factures non payées ou les acomptes non utilisés).

Il concerne principalement les comptes de tiers :

• Les comptes Fournisseurs (Racine 401)
• Les comptes Clients (Racine 411)
• Parfois les comptes de personnel (421) ou d'état (445)

Pourquoi le rapprochement est-il crucial ?

Au-delà de l'aspect esthétique d'un compte bien rangé, le lettrage répond à trois objectifs majeurs :

1. Justifier les soldes pour le Bilan : Lors de la clôture, vous devez prouver que le solde du compte "Fournisseur X" correspond bien aux factures non payées à date. Sans lettrage, c'est impossible.
2. Le recouvrement de créances : Comment relancer un client efficacement si vous ne savez pas exactement quelles factures il a réglées ? Un compte tiers lettré vous donne immédiatement la liste des "restes à payer".
3. La gestion de la TVA : Pour la TVA sur les encaissements (prestataires de services), le lettrage est souvent le déclencheur qui permet au logiciel de savoir qu'une facture a été payée et que la TVA devient exigible.

Comment procéder au lettrage et nettoyage de balance ?

La procédure varie selon les logiciels (Sage, Cegid, SAP...), mais la logique reste identique.

1. Le lettrage des ventes (Clients)

Lorsque vous analysez un compte client (411), vous cherchez à faire correspondre la facture de vente avec l'encaissement reçu en banque. Si vous avez besoin de revoir les bases de l'enregistrement de la facture initiale, je vous renvoie vers mon article sur la saisie d'une écriture de vente.

Le lettrage vous permettra ici d'identifier très vite les impayés et de lancer vos procédures de recouvrement.

2. Le lettrage des achats (Fournisseurs)

Côté fournisseurs (401), l'enjeu est d'éviter les doubles paiements. En lettrant systématiquement vos règlements avec les factures, vous évitez de payer deux fois la même dette. Assurez-vous d'avoir correctement comptabilisé la pièce d'origine. Vous pouvez consulter la méthode dans mon guide sur l'écriture d'achat.

3. Le nettoyage de balance

Le lettrage est l'outil principal du nettoyage de balance. Une fois par an, avant le bilan, on "nettoie" les comptes :

• On lettre tout ce qui peut l'être.
• On analyse les petits écarts (centimes) qu'on passe en profits ou pertes divers.
• On identifie les vieilles dettes prescrites ou les litiges.

Les pièges à éviter

Attention, le lettrage automatique proposé par certains logiciels peut être traître.

• Les montants identiques : Si vous avez deux factures de 100€, le logiciel peut lettrer le paiement de la facture A avec la facture B.
• Les règlements partiels : Si un client paie une facture en deux fois, il faudra faire un lettrage partiel (souvent noté en minuscule) jusqu'au paiement final.

En résumé, le lettrage est indissociable de l'écriture comptable. Une écriture non lettrée est une information incomplète, une phrase en suspens. Prenez le temps de lettrer au fil de l'eau (idéalement chaque semaine), et votre clôture annuelle ne sera plus qu'une formalité.

Pensez également à consulter nos articles sur le rapprochement bancaire et retournez à la page d'accueil pour plus d'astuces.