Tutoriel : Enregistrer une facture d'achat en écriture comptable

Si la vente génère le chiffre d'affaires, l'achat est le carburant de l'entreprise. En comptabilité, savoir enregistrer correctement une facture fournisseur est fondamental. C'est ce qui permet non seulement de constater une charge (et donc de réduire le résultat imposable), mais aussi de récupérer la TVA.

Une erreur dans l'imputation d'une facture d'achat peut fausser le calcul de la marge et entraîner des erreurs dans la déclaration de TVA.

Voyons ensemble comment passer une écriture d'achat proprement, en prenant l'exemple classique d'un achat de marchandises.

1. Analyser la facture fournisseur

Avant de saisir quoi que ce soit dans votre logiciel, décomposez la pièce comptable. Comme pour toute pièce justificative (voir notre article sur le mécanisme de l'écriture comptable), vous devez identifier :

• Le Montant HT : C'est le coût réel pour l'entreprise (si elle récupère la TVA).
• La TVA Déductible : C'est la somme que l'État vous "rendra" (ou que vous déduirez de la TVA collectée, voir notre guide sur la TVA).
• Le Montant TTC : C'est la somme que vous devrez sortir de votre trésorerie pour payer le fournisseur.

2. Le schéma comptable (Journal des Achats)

Pour enregistrer une facture, nous utilisons le Journal des Achats (AC). La logique est l'inverse exact de celle d'une écriture de vente.

Au Débit (Emplois)

Nous constatons ce qui "entre" dans l'entreprise ou ce que l'entreprise consomme.

• La Charge (Classe 6) : Selon la nature de l'achat. Par exemple, le compte 607 pour des marchandises destinées à la revente, ou 606 pour des fournitures non stockées.
• La TVA (Compte 44566) : Le compte de TVA déductible sur autres biens et services (ABS). C'est une créance sur l'État.

Au Crédit (Ressources)

Nous constatons d'où vient le financement de cet achat (ici, le crédit accordé par le fournisseur).

• Le Tiers (Compte 401) : Le compte Fournisseurs. Il représente la dette de l'entreprise.

3. Exemple pratique

Imaginons que vous recevez une facture de votre fournisseur "Grossiste Import" pour l'achat de stock.

• Montant HT : 2 000 €
• TVA (20%) : 400 €
• Total TTC : 2 400 €

Voici l'écriture comptable à passer :

4. Les points de vigilance

Lors de la saisie de vos factures d'achats, gardez ces points en tête :

1. La date de pièce : Utilisez toujours la date de la facture, et non la date de saisie, pour respecter le principe d'indépendance des exercices.
2. Le bon compte de charge : Ne confondez pas un achat de marchandises (607) avec un achat de matières premières (601) ou des frais généraux (606). Cette distinction est cruciale pour le calcul de votre marge commerciale.
3. L'exigibilité de la TVA : Pour les achats de prestations de services, assurez-vous de savoir si la TVA est déductible au moment de la facture (débits) ou au moment du paiement (encaissements).

Maîtriser ce schéma est la première étape. Une fois l'écriture passée, la dette fournisseur apparaît au passif de votre bilan jusqu'à son règlement, qui fera l'objet d'une écriture de banque.

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