Comment se Verser des Frais Professionnels en tant que Dirigeant d'Entreprise ?

En tant que dirigeant d'entreprise (SAS, SARL, EURL...), il est fréquent d'avancer des sommes personnelles pour les besoins de l'activité : déplacements, repas d'affaires, petits équipements. Contrairement à une rémunération classique soumise à cotisations sociales, le remboursement de ces frais professionnels est exonéré de charges, à condition de respecter des règles strictes.

Comment gérer ces remboursements ? Quels sont les justificatifs indispensables ? Comment comptabiliser ces opérations sans risque de redressement ?

Frais réels ou allocation forfaitaire : que choisir ?

Pour un dirigeant assimilé salarié (Président de SAS) ou un TNS (Gérant majoritaire de SARL), la règle de base diffère souvent de celle des salariés.

1. Le remboursement aux frais réels : C'est la méthode la plus sûre et la plus courante pour les dirigeants. L'entreprise rembourse l'euro exact dépensé sur présentation d'un justificatif.
2. L'allocation forfaitaire : Elle est généralement déconseillée voire interdite pour les mandataires sociaux (sauf cas très spécifiques), car elle est souvent considérée comme un complément de rémunération taxable par l'URSSAF.

Les principaux types de frais professionnels du dirigeant

1. Les frais de déplacement et indemnités kilométriques (IK)

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour des rendez-vous clients ou des démarches administratives, vous pouvez vous verser des indemnités kilométriques.

Le calcul se base sur le barème fiscal officiel (mis à jour chaque année) qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Attention : les trajets domicile-travail ne sont généralement pas déductibles pour le dirigeant, sauf contraintes particulières.

2. Les frais de repas et de mission

Les invitations au restaurant avec des clients ou partenaires entrent dans la catégorie des frais de mission. Ils sont intégralement remboursables.

Pour les repas pris seul par le dirigeant, la déductibilité est plus encadrée (seule la part supérieure au forfait repas et inférieure à un plafond est déductible).

3. Les dépenses courantes

Affranchissement, documentation, petits fournitures de bureau achetées en urgence... Ces frais sont remboursables sur simple présentation de la facture.

La gestion des justificatifs : la règle d'or

Pour que l'entreprise puisse déduire ces charges et récupérer la TVA, et pour que le remboursement ne soit pas requalifié en salaire (ou avantages en nature), chaque dépense doit être justifiée.

Une simple écriture bancaire ne suffit pas. Comme nous l'expliquons dans notre article sur la pièce justificative, vous devez conserver :

• L'identité du fournisseur ou du marchand.
• La date et le montant TTC.
• Le montant de la TVA (pour la récupération).
• L'objet de la dépense (ex: "Déjeuner client X" au dos de la note de restaurant).

Attention : En l'absence de justificatif probant, le fisc et l'URSSAF pourront rejeter la dépense et la réintégrer dans votre revenu imposable.

Établir une Note de Frais

La note de frais est le document récapitulatif (souvent mensuel) qui liste l'ensemble des dépenses avancées par le dirigeant. Elle sert de support à l'écriture comptable.

Aujourd'hui, de nombreux logiciels permettent de scanner les reçus et de générer la note de frais automatiquement, facilitant ainsi la validation et l'archivage.

La comptabilisation de la note de frais du dirigeant

L'enregistrement comptable d'une note de frais de dirigeant diffère légèrement de celle d'un salarié lambda, notamment au niveau du compte de tiers utilisé.

Voici le schéma d'écriture standard :

1. On débite les comptes de charges (Classe 6) selon la nature :
   • 6251 : Voyages et déplacements (billets de train, avion).
   • 6256 : Missions, réceptions (restaurant, hôtel).
   • 6064 : Fournitures administratives.
   • 6234 : Cadeaux à la clientèle.
2. On débite le compte de TVA (si applicable) :
   • 44566 : TVA déductible sur autres biens et services.
   • Rappel : Pour maîtriser les règles de récupération, consultez notre guide sur les écritures de TVA.
3. On crédite le compte du dirigeant :
   • Contrairement aux salariés (compte 421), on utilise souvent le compte courant d'associé (4551) ou le compte de l'exploitant (108) pour les entreprises individuelles. Cela signifie que l'entreprise reconnait devoir cet argent à son dirigeant.

Exemple d'écriture pour un restaurant à 120€ TTC (100€ HT + 20€ TVA) :

Le paiement se fait ensuite par virement du compte bancaire de la société vers le compte personnel du dirigeant (Débit du 4551 par le Crédit du 512).

Cette logique est proche de celle expliquée dans notre article pour passer une écriture d'achat fournisseur, à la différence que le "fournisseur" est ici le dirigeant qui a fait l'avance.

Les risques en cas d'abus

Si les frais remboursés ne correspondent pas à la réalité ou sont jugés excessifs par rapport à l'intérêt de l'entreprise, ils peuvent être requalifiés :

1. Avantages en nature : Soumis à cotisations sociales et impôt sur le revenu.
2. Abus de biens sociaux : Dans les cas les plus graves, utiliser l'argent de la société à des fins personnelles est un délit pénal.

Conclusion

Se faire rembourser ses frais professionnels est un droit pour le dirigeant, mais cela impose une rigueur administrative. Ne mélangez jamais les dépenses personnelles et professionnelles, conservez chaque justificatif de dépenses, et assurez-vous que votre comptabilité reflète fidèlement ces mouvements via votre compte courant d'associé.