Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) décrypté

En tant que comptable en entreprise, il y a un courrier que l'on redoute toujours un peu : l'avis de vérification de comptabilité.

Dès la première réunion, avant même de parler de TVA ou d'impôt sur les sociétés, le vérificateur vous posera une question fatidique : "Avez-vous votre FEC ?"

Si cet acronyme vous donne des sueurs froides ou si vous pensez qu'un simple export Excel suffit, cet article est pour vous. Comprendre le FEC est aujourd'hui indispensable pour sécuriser la comptabilité de votre entreprise.

Qu'est-ce que le FEC exactement ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un document informatique normalisé qui contient l'ensemble des données comptables et des écritures de l'exercice fiscal.

Instauré en 2014, il est devenu la pierre angulaire du contrôle fiscal informatisé. Concrètement, c'est un fichier texte (souvent au format .txt ou .csv) qui doit respecter une structure extrêmement précise définie par l'article A.47 du Livre des Procédures Fiscales.

L'objectif de l'administration est simple : pouvoir ingérer l'intégralité de votre comptabilité dans leur logiciel de traitement de données (ALTAÏR) pour détecter automatiquement les anomalies, les ruptures de séquence ou les incohérences.

Les exigences techniques : Ce que votre fichier doit contenir

Le FEC n'est pas une simple "balance" ou un "grand livre". Il doit comporter, pour chaque écriture comptable, 18 champs obligatoires, parmi lesquels :

1. Le code journal (ex: ACH, VTE, OD).
2. Le libellé du journal.
3. Le numéro de l'écriture (qui doit suivre une séquence ininterrompue).
4. La date de comptabilisation.
5. Le numéro de compte (selon le Plan Comptable).
6. Le libellé de l'écriture (qui doit être explicite).
7. Le montant au débit et le montant au crédit.
8. La référence de la pièce justificative (numéro de facture).

Attention : Le fichier doit être "intangible". Cela signifie qu'une fois votre exercice clôturé et vos écritures validées, le fichier ne doit plus pouvoir être modifié.

Les risques en cas de non-conformité

Pourquoi insister autant sur ce fichier ? Parce que les sanctions sont lourdes.

Si vous n'êtes pas capable de présenter un FEC conforme lors d'un contrôle :

• L'amende forfaitaire : Vous risquez une amende de 5 000 € par exercice vérifié (ou plus si le chiffre d'affaires est élevé).
• Le rejet de comptabilité : C'est le risque majeur. Si le FEC est inexploitable, le vérificateur peut considérer que votre comptabilité n'est pas probante. Il peut alors procéder à une "taxation d'office", c'est-à-dire estimer lui-même votre chiffre d'affaires et vos bénéfices (souvent à la hausse).

Le rôle crucial de vos outils comptables

La conformité du FEC ne dépend pas uniquement de votre rigueur comptable, mais aussi, et surtout, des outils que vous utilisez. C'est ici que la technologie devient votre meilleure alliée.

1. La fiabilité de la donnée en amont (OCR)

Pour qu'un FEC soit propre, il faut que les données saisies soient standardisées. L'utilisation de solutions d'OCR comptable permet de garantir que les libellés, les dates et les numéros de pièces sont extraits de manière cohérente, évitant les erreurs de frappe manuelles qui "polluent" le fichier.

2. Le choix du logiciel

Tous les logiciels ne se valent pas face à l'article A.47. Un bon logiciel comptable doit être capable de :

• Garantir l'intangibilité des écritures après validation (verrouillage).
• Assurer la numérotation chronologique sans "trous" (séquentialité).
• Générer le FEC en un clic, strictement conforme aux normes en vigueur.

Si vous travaillez encore sur des tableurs ou des logiciels obsolètes, vous mettez votre entreprise en danger. Le FEC ne tolère pas l'amateurisme informatique.

Conclusion : Anticipez !

Le FEC ne doit pas être généré dans la panique le jour où vous recevez l'avis de passage du contrôleur. En tant que comptable, ma recommandation est de générer et tester votre FEC à chaque clôture d'exercice.

L'administration fiscale met à disposition un outil gratuit, "Test Compta Demat", qui vous permet de vérifier la structure de votre fichier avant de l'envoyer. Utilisez-le ! Cela vous permettra de corriger les éventuelles anomalies techniques tant qu'il est encore temps. Pensez aussi à vérifier vos écritures d'inventaire avant l'export définitif.

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